Prečítať článok:
Playback speed:
Zverejňovanie zmlúv – čo ponechať a čo anonymizovať
Povinne zverejňované zmluvy sú jednou z najčastejších povinností obcí. Vyplýva zo zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám. Preto je dôležité vedieť, čo má v zmluve zostať a čo je potrebné anonymizovať.
V praxi však často váhame, čo je nutné zverejniť a čo je už „navyše“ – a teda je potrebné anonymizovať. Základné pravidlo je jednoduché:
- zverejnite: cenu, predmet a podmienky zmluvy,
- skryte: osobné údaje a bezpečnostné prvky.
Checklist – ako správne zverejniť zmluvu
Nižšie sme spísali naše postrehy, podľa ktorých môžete postupovať pri anonymizácii zmlúv krok za krokom:
- Identifikácia zmluvnej strany: ponechať obchodné meno, sídlo/miesto podnikania a IČO právnickej osoby alebo fyzickej osoby podnikateľa. Pri fyzickej osobe meno a priezvisko.
- Osobné údaje: skryť rodné číslo, dátum narodenia, bydlisko, telefón, e-mail.
- Cena a predmet: nezakrývať. Je potrebné zverejniť cenu, predmet, harmonogram, rozsah plnenia.
- Podmienky a sankcie: nezakrývať. Napr. zmluvné pokuty, zľavy, mechanizmus indexácie, spôsob určenia ceny.
- Bankové a bezpečnostné údaje: skryť podpisy, podpisové vzory, interné kódy a heslá.
- Prílohy s know-how: pripraviť „verziu na zverejnenie“. Redigované časti je potrebné označiť a uviesť dôvod (napr. „[redigované – obchodné tajomstvo]“).
- GDPR minimalizácia: v texte je potrebné ponechať iba nevyhnutné osobné údaje.
- Formát súboru: čitateľné PDF (ideálne PDF/A). Nie scan, či fotky textu.
- Metadáta a názov: názov súboru bez osobných údajov; metadáta PDF (názov súboru, autor a pod.) nesmú obsahovať mená, či poznámky.
- Prehľadnosť redakcií: začiernenia musia byť konzistentné a tak, aby bol text čitateľný. Napr. nezačierniť celý odsek, ak to nie je nutné.
- 4-oči kontrola: druhá osoba prejde obsah aj prílohy.
- Publikácia a kontrola výstupu: po zverejnení je potrebné overiť, že CRZ zobrazuje celé znenie a správne prílohy.
Tieto informácie sme spracovali aj do prehľadného checklistu, ktorý si môžete bezplatne stiahnuť tu. Pokojne si ho doplňte a upravte podľa svojej úvahy a skúseností. V prípade, ak si nie ste istí, či zmluvy zverejňujete správne, ozvite sa nám – radi zodpovieme vaše otázky.
